PHIẾU EIR LÀ GÌ? TẤT TẦN TẬT THÔNG TIN CẦN BIẾT VỀ PHIẾU EIR

Trong xuất nhập khẩu, phiếu EIR đóng một vai trò vô cùng quan trọng, mà chủ hàng bắt buộc phải có phiếu này mới có thể xuất, nhập khẩu hàng hóa. Vậy phiếu EIR là gì? Dưới đây Vận Tải Đường Biển Quốc Tế xin chia sẻ tất tần tật thông tin cần biết về phiếu EIR.

1. Phiếu EIR là gì?

EIR là viết tắt của cụm từ Equipment Interchange Receipt, hiểu một cách đơn giản đó là 1 loại phơi phiếu ghi lại tình trạng của container (Cont). Đây là một trong những giấy tờ đặc biệt quan trọng trong xuất nhập khẩu mà chủ hàng cần phải có phiếu này mới có thể xuất nhập khẩu hàng hóa.

Lấy một ví dụ đơn giản như sau: Khi chủ hàng lấy Cont ra khỏi depot (ICD – nơi tập kết Container) để kéo về kho riêng đóng hàng, sẽ có 1 tờ phơi phiếu ghi lại tình trạng Cont tại lúc đó như: Cont tốt, xấu hay thủng rách, móp méo,… ngoài ra, còn ghi các thông tin khác như số Cont, số xe ô tô kéo Cont ra, chủ hàng,…

Và tương tự như vậy thì khi chủ hàng đóng hàng xong muốn trả về bãi chứa Cont chờ xuất khẩu thì người ta cũng cần một cái phiếu như vậy, để kiểm tra xem tình trạng của Cont lúc đó như thế nào, còn tốt hay không, số chì như thế nào.

Tóm lại, khi cái cont được chuyển giao từ người này sang người khác, thì sẽ phát sinh một cái EIR để làm bằng chứng. Về sau, nếu có Cont có xảy ra bất kì gì, ví dụ như thủng Cont, rách Cont, hoặc thiếu hàng, thì sẽ căn cứ vào EIR đó để quy trách nhiệm, sai ở bước nào thì người giao Cont ở bước đó phải chịu trách nhiệm và đền bù thiệt hại.

2. Chức năng của phiếu EIR là gì?

Chức năng của phiếu EIR được chia thành hai phần:

– Đối với hàng nhập khẩu: Phiếu EIR có chức năng xác minh rằng chủ hàng đã đóng tiền. Ví dụ như khi chủ hàng muốn cho xe Cont vào lấy hàng mà xe Cont hàng đang nằm trong bãi thì chủ hàng cần đóng tiền cho xe nâng Cont hàng lên xe Cont của chủ hàng. Số tiền này được gọi là tiền nâng hạ, phiếu EIR trong trường hợp này do cảng cung cấp cho chủ hàng.

– Đối với hàng xuất khẩu: Tương tự, nếu như chủ hàng muốn cho xe Cont vào hạ bãi nhưng Cont lại đang nằm trên xe chủ hàng vậy thì chủ hàng bắt buộc phải đóng tiền nâng hạ cho xe Cont. Sau đó, xe Cont sẽ được hạ từ xe Cont của chủ hàng xuống bãi. Phiếu EIR chính là giấy tờ cảng cấp cho chủ hàng để chứng minh bạn đã đóng tiền.

Thuật ngữ phôi phiếu EIR trong nhập khẩu và xuất khẩu

Có một số thuật ngữ quan trọng như sau:

– Trong nhập khẩu:

• Lấy nguyên: Lấy Cont hàng từ cảng để trả về kho (Khi này phải đóng tiền nâng vỏ Cont rỗng lên xe Cont)
• Trả rỗng: Trả vỏ Cont rỗng về bãi/cảng (Khi này phải đóng tiền hạ vỏ Cont hàng từ xe Cont xuống bãi)

Ngoài ra, đối với hàng nhập khẩu phải cược Cont thì chủ hàng mới được lấy Cont từ cảng về kho, sau đó nếu Cont không hỏng hóc gì thì được phép lấy lại tiền cược Cont.

– Trong xuất khẩu:

• Cấp rỗng: Là cảng cấp cho FWD một Cont rỗng để đi đóng hàng (Đóng tiền nâng vỏ Cont rỗng lên xe Cont)
• Hạ bãi: Là cảng xác nhận đã nhận hàng từ FWD để ở bãi C/Y để chuẩn bị làm thủ tục hải quan (Đóng tiền hạ vỏ Cont hàng từ xe Cont xuống bãi)

3. Mẫu phiếu EIR

Trên phiếu EIR có rất nhiều nội dung nhỏ, bạn cần lưu ý khi khai thông tin để đảm bảo hàng hóa ra vào cảng đúng quy trình và thời gian. Nội dung trên phiếu EIR chủ yếu gồm những phần sau:

• Đầu tiên, là phần tiêu đề gồm: Biểu tượng, số hiệu của chứng từ, tên chứng từ, ngày phát hành chứng từ.
• Tiếp đến là nội dung phiếu, thứ nhất là các thông số liên quan đến chủ hàng, gồm: Tên cơ quan, tên người nhận hàng, số CMND, số hiệu lệnh của giao hàng, số hiệu Booking Note hay lệnh cấp rỗng, thời hạn hiệu lực lệnh giao hàng, cơ quan phát hành lệnh giao hàng, ngày tháng phát hành.
• Nội dung thứ hai là thông tin về Container như: Số hiệu container, cỡ, loại, trạng thái, trọng lượng, vị trí, tên tàu, chuyến tàu, hãng tàu, chủ khai thác, ngày xếp dỡ, cảng dỡ, số seal,…
• Nội dung thứ ba là các chi tiết về tình trạng container, được biểu thị bằng cách đánh dấu vị trí hư hỏng trên hình vẽ, đánh dấu vào mã số quy ước và ghi chú.
• Nội dung thứ tư là các chi tiết về thời gian giao nhận hàng, phương án giao nhận, số hiệu xe nâng (cẩu khung), lượng container phải dời dịch trong quá trình giao nhận…
• Cuối cùng là ký xác nhận của cả hai bên.

4. Phân tích một phôi phiếu EIR

Dưới đây là một phôi phiếu cơ bản của cảng Hải An tại Hải Phòng

Muốn biết được đây là hàng nhập khẩu hay là hàng xuất khẩu chúng ta cần dựa vào mục “vận chuyển từ”. Như trong phôi phiếu này thì được ghi “Lấy nguyên” tức là Công ty TNNH Vận tải và Xuất Nhập khẩu Minh Khôi nhập khẩu chuyến cont này về.

• Bất kỳ một phôi phiếu EIR nào cũng sẽ có thông tin về thời gian xe vào, ngày giá trị của đơn hàng (Tức là ngày định sẵn để đưa vỏ của Cont trở lại vào cảng)
• Dựa vào thông tin từ tờ khai ta có thể biết, trạng thái Cont là đầy, được ghi tắt là F (Full). Do đó có từ “Lấy nguyên”
• Trong phiếu EIR một mục là “vị trí”, đây là mục giúp chúng ta xác định vị trí của Cont hàng mà Shipper hoặc CNEE muốn lấy.
• Vậy phần nửa đầu của phôi phiếu EIR đề cập đến quyền được giao và nhận, cụ thể là quyền của càng giao Cont cho chủ hàng.
• Tiếp theo là tình trạng vỏ Cont trong phôi phiếu EIR. Tiếp tục lấy phiếu EIR trên làm ví dụ.

+ Trường hợp này mục ghi chú ghi rõ như sau: “Vo loi lom han gi cong truc cong xa day bep khung quan mep chan khung me zoang cong tay quay – LUU BAI DONG HET 25/04, LUU CONT HET 05/05, Giao 01 cont hang nguyen chi”. Rõ ràng trong trường hợp này Cont đã bị biến dạng, nghĩa là chủ hàng phải bồi thường, sửa chữa vỏ Cont.

+ Sau khi giao hàng thì sẽ quay lại cảng để trả vỏ Cont thì cảng sẽ xuất ra một phôi phiếu tiếp theo. Khi đó thì trong phôi phiếu EIR sẽ được ghi rõ ràng là “Trả rỗng”.

+ Khi chủ hàng trả hàng thì cảng sẽ trở thành người nhận của Cont và bắt buộc phải có Bill nhận hàng.

+ Sau khi đã nhận hàng xong thì cảng dựa vào tình trạng khi đó của vỏ Cont. Rồi từ đó đưa ra cách xử lý, biện pháp phù hợp với tình trạng đó để Cont được sạch sẽ cho lần sử dụng tiếp theo.

5. Cách tra cứu phiếu EIR

Tra cứu phiếu EIR rất đơn giản, chúng ta chỉ cần gõ “tra cuu EIR” trên google, nó sẽ hiện ra kết quả ta muốn. Sau đó chúng ta sẽ làm những thủ tục cơ bản như đăng nhập, ngoài ra nếu muốn tìm kiếm thông tin EIR giao nhận Container thì nhập những thông tin vào mục tìm kiếm như: khu vực giao nhận container, từ ngày giao nhận, đến ngày giao nhận, số container,…

6. Mẫu công văn xin cấp lại phiếu EIR

Trong nhiều trường hợp không may, nếu chúng ta làm mất phiếu EIR chúng ta có thể xin cấp lại phiếu lần 2, và phải thực hiện theo thủ tục sau đây:

• Bước 1: Trước tiên bạn hãy thông báo mất phiếu EIR và đề nghị giữ container tại cảng

Bạn phải cung cấp CMND và điền thông tin vào form công văn có sẵn tại Trực ban sản xuất cảng, không cần công ty đóng dấu, sau đó ký tên. Bước này bạn cần làm sớm nhất nhầm tránh trường hợp có người nhặt được và có ý đồ xấu lấy hàng của chúng ta rời cảng.

• Bước 2: Thực hiện công văn xin cấp lại phiếu EIR mới

Bạn cần có xác nhận của hải quan giám sát cổng là “Cont chưa qua bộ phận giám sát” hoặc ví dụ như phiếu EIR đã thanh lý cổng rồi thì xin xác nhận là “Cont chưa được lấy ra khỏi cảng”.

• Bước 3: In lại phiếu EIR

Sau khi có xác nhận của hải quan giám sát cổng, bạn đến Trực ban sản xuất cảng yêu cầu mở giữ Cont và xác nhận cho cấp lại phiếu lần 2. Mang công văn này ra Thương vụ cảng để in lại phiếu khác, tiếp đó tiến hành thanh lý cổng như bình thường.

Trên đây là tất cả thông tin chi tiết nhất về phiếu EIR mà chúng tôi đem đến các bạn. Cảm ơn các bạn đã đọc, hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho học tập cũng như công việc của các bạn.

LIÊN HỆ NGAY VỚI VỚI CHÚNG TÔI ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ

Xem thêm:

Vận tải biển chính ngạch từ Việt Nam đi Nhật Bản

Gửi hàng trọn gói đi Malaysia giá rẻ