Nội Dung

Chứng từ vận tải đường biển

Khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, chủ hàng bắt buộc phải chuẩn bị chứng từ vận tải đường biển để phục vụ cho quá trình vận tải. Tùy theo loại hàng hóa và các quy định tại nước xuất khẩu và nước nhập khẩu, đối với một lô hàng vận tải đường biển sẽ chuẩn bị bộ chứng từ khác nhau.

Chứng từ là gì?

Chứng từ là tài liệu phản ánh sự kiện kinh tế được lập theo hình thức và thủ tục luật định, nhằm làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán và tài liệu thông tin ban đầu của quản lý, các thông tin trong chứng từ được biểu hiện bằng các thước đo: hiện vật, lao động, giá trị.

1. Chứng từ vận tải đường biển – Chứng từ hải quan

Chứng từ hải quan, hay chứng từ phục vụ cho quá trình làm thủ tục hải quan hàng hóa. Các hàng hóa khi vận chuyển ra nước ngoài bắt buộc phải chuẩn bị bộ chứng từ theo quy định của hải quan. Theo đó, bộ chứng từ hải quan bao gồm:

01 bản chính văn bản cho phép xuất khẩu của bộ thương mại

02 bản chính tờ khai hải quan hàng xuất khẩu

Tờ khai hải quan là văn bản kê khai về các thông tin liên quan đến hàng hóa vận chuyển, chủ hàng hay đơn vị vận tải xuất trình cho cơ quan hải quan kiểm soát trước khi hàng hóa hoặc phương tiện vận tải xuất cảnh hoặc nhập cảnh qua lãnh thổ quốc gia.

01 bản sao hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương là văn bản được ký kết về thỏa thuận mua bán hàng hóa giữa hai bên người bán và người mua. Đây là văn bản quan trọng nhất nhất khi giao dịch mua bán giữa các bên và quyết định đến mọi hoạt động xuất nhập khẩu trong giao dịch đó.

01 giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin về giấy đăng ký kinh doanh và mã số thuế của doanh nghiệp để làm căn cứ chứng mình doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, trong đó:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là loại giấy tờ ghi nhận ngày đăng kí kinh doanh lần đầu.

Giấy chứng nhận đăng kỹ mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác.

02 bản chính kê khai chi tiết hàng hoá

Bản kê khai thông tin chi tiết hàng hóa được chứa trong kiện hàng, thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá. Nó còn có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau.

2. Chứng từ vận tải khi làm việc với cảng và tàu vận chuyển

Khi hàng hóa vận chuyển đường biển cần có các chứng từ làm cam kết việc vận tải, khi đó, người giao nhận cần xem xét chứng từ vận tải đường biển để kiểm soát hàng hóa trong giai đoạn xếp dỡ hàng hóa lên tàu.

a. Lệnh xếp hàng của đơn vị vận tải

Đây là chỉ thị của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, cung cấp đầy đủ về hàng hóa được gửi đến cảng để xếp lên tàu theo những chỉ dẫn cần thiết.

b. Biên lai thuyền phó

Là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng cấp cho người người gửi hàng hay chủ hàng xác nhận tàu đã nhận xong hàng.

c. Vận đơn đường biển

Vận đơn đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện cho đơn vị vận tải cấp cho người gửi hàng sau khi đã sắp xếp hàng lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp. Vận đơn đường biển có tác dụng như bằng chứng về giao dịch hàng hóa, là bằng chứng có hợp đồng chuyên chở.

d. Manifest

Manifest là bản lược khai hàng hoá dùng để liệt kê các loại hàng hóa được sắp xếp lên tàu để vận chuyển đến các cảng khác do đại lý tại cảng xếp hàng lập nên. Bảng lược khai hàng hóa phải chuẩn bị xong ngay sau khi xếp hàng, cũng có thể lập khi đang chuẩn bị ký vận đơn miễn sao xong trước khi làm thủ tục cho tàu rời cảng.

e. Phiếu kiểm đếm

Là một chứng từ gốc về số lượng hàng hóa được xếp lên tàu, bản sao của loại phiếu này sẽ được giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hóa một bản để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hóa sau này.

f. Sơ đồ xếp hàng

Là bản vẽ miêu tả sơ đồ sắp xếp hàng hóa trên tàu gồm những kí hiệu khác nhau để đánh dấu từng mặt hàng khác nhau, giao từng cảng khác nhau.

3. Chứng từ khác

Ngoài chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tầu, còn các loại chứng từ về hàng hoá, bảo hiểm, thanh toán… Cụ thể:

a. Giấy chứng nhận xuất xứ

Là loại chứng từ cung cấp thông tin về nơi sản xuất hàng được người của cơ quan có thẩm quyền của nước đó xác nhận.

b. Hoá đơn thương mại

Là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán do người bán hàng soạn ra để người yêu cầu mua phải trả đúng với số tiền đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện cơ sở giao hàng.

c. Phiếu đóng gói

Là bảng kê khai tất cả các loại hàng hóa đựng trong một kiện hàng (hộp). Phiếu đóng gói thường được đặt trong các bao bì hoặc túi gắn ở bên ngoài sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy. Nội dung của phiếu đóng gói hàng hóa bao gồm: số, ngày lập hóa đơn; tên địa chỉ người bán và người mua; cảng xếp, dỡ; tên tàu, số chuyến; thông tin hàng hóa như số lượng, số kiện, trọng lượng, thể tích.

d. Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng

Là chứng từ mà người xuất khẩu lập ra, cấp cho người nhập khẩu để xác định chính xác số lượng, trọng lượng hàng hoá đã giao.

e. Chứng từ bảo hiểm

Chứng từ bảo hiểm là giấy xác nhận do cơ quan bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập khẩu để xác nhận về việc hàng hoá đã được bảo hiểm.